在一个时期处理收发文工作过程中，杭锦旗法院办公室工作人员发现了一些问题，这些问题对法院办公室工作的开展或多或少产生了一定影响。

一是四级法院上下沟通渠道不够通畅。表现在上级法院发文到基层院收文的间隔时间过长，有时收到文件的时间距上级法院发文的时间已经过去了一个月甚至几个月，导致基层法院工作的滞后，与此同时也导致基层法院处理文件比较仓促，不能更高质量的完成工作任务。一些征求意见的文件，在基层法院收到文件时已经过了反馈意见的最后日期，因此基层法院未能够及时将相关反馈意见提交。

二是文件送达的途径还存在形式单一、效率低下的问题。目前采用的是传真、邮寄的两种方式。传真的方式有时因为传真机或者线路的问题，页数较多的文件经常需要3-4次才能完全接受完毕，且不能实现一对多的传真，大大影响了文件的传递效率，增加了发文人员的工作负担。邮寄的方式则更为缓慢，收到的一些文件甚至是上级法院在2-3个月以前签发的，导致了上级精神和下级工作的脱节。

三是有些文件留取的处理工作的时间过于短，例如征集论文、调研文章等，经常只留取几天的时间，难以形成质量更高的论文和文章。

四是办公自动化水平不高的现状直接导致需派专人专车上报部分紧急文件，浪费了巨大的人力、物力、财力。

对于发现的问题，提出以下几点建议：

一、建议高院能够形成统一的办公室工作制度，规范办公室的各项工作，为建立一支专业化的司法行政队伍奠定基础，从而更好地服务审判执行中心工作。

二、建议上级人民法院在审判内网建立文件专栏，及时更新下发及转发的文件，保证基层院收文不遗漏，更为及时、高效、稳妥的开展工作。

三、建议开发一套单独的文件传输系统。文件传输系统的优点在于：文件传递时间短，可以做到实时传送接收，这样基层法院可以及时根据文件精神开展工作、反馈意见，保证了文件传递的高效性、时效性，工作开展的及时性。文件传递有记录，保证每一份文件的发送、接受都留下痕迹，将责任落实到人，保证文件传递的准确无误。文件传递效率高，收发文可以一对多，让数据多跑跑腿，大幅减轻收发文人员的负担，也能够真正推动办公自动化的实现。